例如，要是接到与自己所在的部门往来密切的单位来电，却连对方的名称都弄错；或者不知道对方应该与哪个部门有联系，就会使整个单位丧失信誉。
为了避免这种情况，建议制作一个自己专用的名单，上面简洁明了地列出往来单位的名称、负责人的姓名与电话号码等，并放在电话的旁边。
如果可能的话，在这张名单中不仅要包括自己所在的部门，还应写出除此以外和其它部门的工作性质。这样一来，就能理解公司的业务内容，然而使工作变得更为有效。
自报家门的艺术
一般人在接听来电时，习惯性的先从“喂喂”开始应答。但是，正确的接电话方式应该是先自报家门。
当我们打电话时应先主动自报姓名，要是连名字也不说，突然说出“请XX先生接电话”，就略显失礼。因此，应在被对方尚未问起“请问你是哪位？”之前，先主动自报姓名。
自报姓名时，应将自己所任职公司的名称与自己的姓名，同时告诉对方。我们时常会遇到只说出公司名称，而不报自己姓名的人。确实，我们可以理解此人想以该公司职员的身分代表，但是却会对接电话的人造成麻烦。因为无法正确转达来电者为何人。
此外，如果不知道名字，会对以后的工作带来许多不便，如果自己要找的人不在，还会造成联系困难。
在接电话时也是如此。我们应拿起听筒后，口齿清晰地说“您好”，再说出自己的公司名称和部门名称“这里是XX公司”、“这里是XX部门”。
在对方报出自己的姓名后，别忘了再加上一句“平日多多蒙照顾，不胜感激”。一般人对这种话通常会很难说出口，因为“自己并没有受到这个人的关照”。
可是在商业上，有所谓的社交辞令。即使是与对方初次打交道，如果说一句“承蒙关照”，会给对方有更好的印象，结果就会完全不同。
第二部分 锦心绣口 左右逢源 第9章 先闻其声的推销 （3）当线路出问题时
我们时常会遇到这样的情形：当通过电话与对方交谈时，电话在中途突然因线路问题或操作失误而断线。
要是事情没有谈完，应由先前打电话的一方重新拨打，以使谈话继续下去。但不能因事情大致已谈完，就对此听之任之。
重新拨通之后，再向对方致歉，“非常抱歉，刚才电话中途断线了”。
应具备始终由自己主动重打的意识，除非对方使用公用电话，那就另当别论了。
有时，线路问题还会造成声音不清，我们会因对方的声音小而听不清楚，此时，能不能因此而提高嗓音，大声地说：“对不起，我听不太清楚，请说大声一点？”
即使对方的声音的确很小，一定要把原因归结于线路或者是电话的状况不好，因此听不清楚之类的说法。如“很抱歉，电话的声音听起来有点远”，或“很抱歉，能不能请你再说一遍”，明白无误地反问对方，并加以确认复述一遍。
转接电话的艺术
如果我们接到的电话不是找我们的，那么我们不能证据随便地问“您有什么事？”因为打电话的对方并非找你，而只想请你尽快地转给当事人接听，我们应当把电话转给要找的人。
如果让对方详细地说明事由之后，再对他说“真不凑巧，当事人已外出”，你就可以想像对方的心情变得多么糟糕。
当对方要找的人确实不在时，应该告诉对方“此人现在外出，预计○点回来”，如此一来他就能变更时间，订出到那个时刻为止的日程表。因此，当事人不在时接到电话，就一定要告诉对方前者返回公司的时间。
有时对方或许会说“我待会儿再打电话来”，如果只简单地说声“知道了”，然后将电话挂断，是不太恰当的。虽然是对方打来的电话，还是应当说“他回来后我会请他回您电话，好吗？”这样才合乎礼仪。
所以，最好在一开始就告诉对方当事人不在，才是恰当的行为。否则，尽管你想依此显示出自己的精明能干，却相反地增加了对方的麻烦。
有时，遇到自己无法决定的事情，应主动将电话转接给上司或其他人，让他们前来处理。
有些年轻人刚刚进入公司，无论做什么都似乎干劲十足。他们接到电话时，即使遇到不清楚的事情，心里也会想：就这样请别人来听，很没面子。因此就含含糊糊地回答。等到因此发生严重的失误和问题，必然会受到上司严厉的斥责。
虽然我们可以理解这些人求好心切，什么事都要自己做的心情，可是，遇到不清楚的事情，一定要及早地说一句：“我请负责人来接”或“对于这个问题，我不太清楚……”，然后换成上司或资深的同事来接听解决。
在弄不清能不能让其他人来接听的时刻，只要以能让上司或资深同事听见的宏亮嗓音，将到目前为止事情的原委复述一下。这样，就能让上司或同事知道对方和自己在说些什么。对方如果感到有必要协助，必然会主动要求把电话接过去。
因此，不要太逞能，只想凭自己的力量来应付，而要寻求上司和周围人的帮助。
电话留言的艺术
在许多人的心目中，总觉得在电话答录机上留下口信，是一件很难做好的事。感觉象站在麦克风前一样，心里总感到紧张。
我们常会遇到电话打过去之后，却发现是答录机，于是心里发慌，要说出的事也变得语无伦次了。
此时，在显示答录机开始启动的“哔”的声音响起之前，可以将听筒放下，然后再重新拨号。当然，在重拨之前，必须先对要说的事情进行归纳。
有的人虽然已在脑中对要说的事情作了归纳，可是一到了要录音的时候，还是感觉紧张而无法顺利地说出来。其实，只要事先作好记录，然后，再照着纪录念就行了。
由于电话的录音时间较短，因此应尽可能地将要说的事情作简洁的归纳，并条理清晰地说出。
再者，当要说的话内容复杂时，不要在答录机上絮絮叨叨地说，而应简单地说出公司名称、人名及简单事由，或者只说一句“我以后再和您联系”，过后再重新打电话过去。如果能留下打电话去的时间，对于接电话的一方来讲，再方便不过。
当对方长时间外出的时候，若只留下要交待的事情，对方会弄不清楚这是何时打来的电话。
此外，需要进行紧急联系进，时间便具有非常重要的意义。所以，应当养成为留言加上时间的习惯，这样一下，对方就可以直接与你联系，而用不着从通讯录逐一地查找。
例如，“我是XX公司的XX，因事于6月3日下午五点打电话给您。明天我将打电话与您联系。而我的联络电话是，谢谢！”
如果能留下事由与打来电话的日期、时间，以及自己的电话号码，就万无一失了。
有人奉上司之命打电话给往来客户。可是，对方却是答录机，于是就将要说的话录进了自动答录机中。可是第二天却被上司叫去，询问为什么尚未接到对方来电。虽然可以回答已在答录机中留言，但却一定会被上司严厉地训斥了一顿。
要想避免被上司训斥，必须记住：当对方不在而用答录机时，应该在稍后再次打电话进行确认，如果就这么算了，就无法得知对方是否已听过留言，因此必须再打电话加以确认。此外，在答录机中留言时，如果附加一句“稍后我再和您联系”会显得更加谨慎。
当在电话上受人之托，转达留言时，必须作记录。看起来似乎理所当然，然而却很少人能将留言记录做的完善。虽然有些公司有内部专用的记录格式纸，但在多数公司，受托人只能自己加以整理。
在留言条中除了要写明对方的公司名称、部门名称、人名、事由；此外，还应写出接电话者，即你的名字。否则见到留言条的职员，在稍后即使想询问细节，也会因不知道接电话的人是谁而无可奈何。
由于有些工作需要经常离开办公室进行，见到留言条通常已是黄昏时的事了。比如当事人刚从A公司回来，看见来自于A公司的希望与其联系的留言条，慌忙打电话过去，却发现那是早上去A公司之前，对方留下的口信。为了防止出现这类的差错，也必须在留言条上填写接到电话的时刻。
当我们从对方那里听到留言后，说声“请让我复述一遍”，并把听到的内容重复一次。此时，对于容易弄错的数字与人名，应采用特别一点的记录方式。
例如，对方说他姓张，那么我们确认是“弓长张还是立早章”，同时还有必要确认一下约会的时间是上午还是下午。复述之后，还应附加一句“我叫XX，我将会把您交代的事情转告给当事人”，以使对方放心。
此外，如果是自己留言，当对方没有复述时，应将事情很快地重复一遍，并补充一句“可以了吗？”，以此叮咛。
第二部分 锦心绣口 左右逢源 第10章 人人都是顺毛驴 （1）怎样让猫吃辣椒
五十年代；毛泽东曾问刘少奇和周恩来；怎样才能让猫吃下辣椒。刘少奇说；把猫抓住；撬开嘴；再用筷子把辣椒捅下去。周恩来说：先让猫饿上三天；再用肉把辣椒包起来；让猫吃下去。
毛泽东认为这些方法都不好；他的办法是把辣椒研成粉末涂在猫的屁股上；猫就会主动用舌头去舔屁股；井为能这样做而兴奋不已。
这个故事启示我们；任何人在推销时；特别是作为下级向上司推销､；打工仔向老板推销时；实打实地推销效果可能不佳；只有另辟蹊径；想办法调动对方自己的积极性；才会柳暗花明。
这就为我们运用语言艺术提供了广阔的用武之地。
俗语有云：干穿万穿马屁不穿！但这往往又是自视高尚者所不愿为的；而且也不容易说得恰当。但是纵观皇皇历史；横看浩浩世界；都是一路拍过来；又一路拍过去。
从微观来说；我们一定会在身边发现这样一个现象：尽管人们对花言巧语嗤之以鼻；但它作为一种自我推销的方法；却往往起到其它东西所难以比拟的效果。
花言巧语以及赞美别人的方法，不仅可以活跃社交气氛；改善人际关系；培养个人感情；丰富文化生活；而且更重要的是；它可以使我们更容易被别人认可；从而抬高自己的身价；达到推销的目的。
作为一个准备进行自我推销的人；对这种手段不闻不问；不精不熟；都是不可饶恕的缺失！
推销是一种反客为主的艺术；有追求的推销者不须因为害怕被人说成“拍马屁”；而有意疏远上司和老板；因为这样做的代价是：远离可以施展才能的舞台；而使自己陷入无知无闻的平庸中。
即使真的是拍马，目标也是为了骑上马；拍别人的马屁只是手段；作为推销者；最重要的目的是把自己成功地推荐给别人；从对方手中得到认可与赏识。如果是上司；也起到给自己表功的效果。
但上司和老板不是上文中的家庭主妇；不是三言两语就能打动的；我们往往必须掌握更高超的技巧；才能如愿以偿。
虽然说兼听则明；多角度的信息更有用；但喜欢听好话而不是坏消息；则是人们千古不易的特性。
如果认为推销的语言艺术就是说点甜言蜜语那么简单；那就低估了它的学问了。真正的推销是在潜移默化地赞美别人；赞美别人。如果这种美丽的口才不流于陷媚；无伤于人格国格；于人无损于己有益；何乐而不为呢？
口才是成功地把自己推销给理想的“买主”的“润滑剂”。如果我们与买主一接触就出师不利；以后要想改变这种状况；可就难了。将赞美与口才作为自我推销的必修课之一；实在是时势使然；不容回避。
八面玲珑的艺术
各种社会活动和人际交往过程中；无论我们认为对方是魔王转世还是佛祖托生；不管多爱戴他或者多厌恶他；要想交流成功；除了得到他的好感之外别无选择。那么怎么才能做到这一点呢？我们先来看下面这个故事。
有一个人极善交际；能够见什么人说什么话；每次都能让大家都能满意而来；尽兴而去。
有一天；他请了几位贵客到家吃饭。当客人接踵而至时；他笑容可掬地临门恭侯；用同一句话挨个问道：“您是怎么来的呀？”
第一位客人说：“我坐小汽车来的。”
主人立即用感叹加赞美的语调