然后，他把沙子倒了进去。细小的沙子钻入了石块之间的缝隙。当沙子填满了所有的缝隙以后，培训师会再次问：“满了吗？”大家再次象幼儿园小朋友一样异口同声的说：“满了！”
这时，培训师拿起另一个杯子里的水，把它们慢慢的倒入到放满石块、沙子的杯子。还能倒进去很多的水。
于是，培训师将开始讲述大事优先的时间管理法则。
这个演示方法的确很有效，不过，如果以那些非法营运的长途车能够在一辆车里的有限空间，塞入超过标准几倍的人，来作为补充例子，将会更为生动。
大事优先法则的确是非常非常有效的时间管理办法，但是，它需要两个前提：
1、 所有的事情都已经在那里等候你的处理了。
2、 你有足够的能力在很短的时间里从这一项工作，转移注意力到另一项工作。
在企业里，讲究的是分工合作，各项工作有一定的流程，每项工作都会在一定的时候流到某个岗位上。如果你足够蠢，这些工作会积压在你的面前，然后，你使用大事优先的时间管理法把它们一下子处理完，否则，每项工作都将慢慢的流到你的面前，并且要求你在规定时间流到下个环节。所以，很有可能，整个上午，你无所事事，在等候工作流到你的面前；而整个下午，甚至晚上，你将不得连续工作，以保证明天上午这些流程能够顺利的流到下个环节。你根本没有时间，也没有权力去考虑哪个是大事，哪个是小事。
假定，如果，你有资格，有权力，有条件去使用大事优先的时间管理法则，你的工作效率将大大提高，于是，你将会比任何人都显得更有效率。有效率带来的直接表现就是你会比任何人都空闲。关于空闲，我已经说过两遍，不妨在这里再说第三遍：在任何一个企业组织里，空闲的人，无论是因为无能而空闲，还是因为有效率而空闲，都是不受人欢迎，甚至令人讨厌的。
如果你有足够的智慧，你将会发现我说的话里有个毛病——既然时间管理的结果是空闲，而空闲是不受人欢迎的，为什么我还会把时间管理作为一项基本工作能力呢？
时间管理应该以这样的方式来进行：
建议1号：在工作计划中，详细的列明各项工作的时间进度表。如果有条件，将各项工作细分到以秒为单位的话，将更加妙不可言。
如果你没有养成在做任何工作以前，都制定一个计划的话，你应该马上学会。把你的计划以表格的形式编排，参考格式如下：
工作计划表
编号 工作内容 协作部门 需要资源 时间进度
SB0001 倒开水 后勤部 茶杯、热水瓶 X日X时X分X秒——X日X时X分X秒
…… …… …… …… ……
SB0250 机动时间 X日X时X分X秒——X日X时X分X秒
表格是用来看的，特别是给别人看的。如果需要，把表格附在其他具体的工作计划中呈给领导。无论领导是否需要，都要记得把表格单独的贴到墙上，如果没有墙可以贴，也一定要放到可以很明显让所有人看到的地方（洗手间不在此列）。
要特别记得，一定要放上一个机动时间。尽管你的每项内容都已经安排了很充分的时间，但是，仍然需要有一个机动时间，这样可以让你的上司感觉你做事非常仔细、认真、全面。
至于这个计划能否按照制定的时间进度发展，则不是你要关心的问题。你随时可以说：“变化不如计划快！我们不能死守计划，而是要根据实际情况做出合理调整，以适应工作进度，保持工作效率。”为此，你将再次受到领导和同事的赏识，为你的灵活机动而感动。
建议2号：在工作中，每个小时做一个工作记录。
如果你有条件，每半个小时做一次记录也可以，不过如果每15分钟做一次记录，表格就显得太长，而缺乏美感了。
详细的记录自己的每个小时的工作内容，对时间管理本身没有任何作用。这个方法最初是用来观察个人的时间浪费状况。如果你以每15分钟，或者更短的时间，把自己在公司里所有的事情都记录下来，你将清楚的看到，在一周里，你在各项工作和私事上，用了多少时间，这样做的目的是，以此来调整以后的工作习惯。
但是，任何一个方法，如果用得好，就会让人产生幻觉。比如，下面提供的表格样式：
工作进度表
时间 工作内容 工作资源 协作部门 完成情况
8：00——9：25 编写工作进度表 电脑 无 提前完成
…… …… …… …… ……
同样把这张表格贴在显眼的地方。注意，这个表格的所有内容都应该用手填写，而不是用电脑打印。在每个时间段的末尾，把这些内容填上去。特别注意，其他部分写得潦草一点无所谓，甚至鼓励潦草，但是，在“时间”项和“完成情况”项一定要写得很清楚，很工整，让别人能看得明白。
如果你一天能够填满八个小时，这份表格将显示你的工作如何的忙碌。大部分人最终不会仔细的看你的表格，而是一晃眼，看到表格满满的，就感觉你的工作十分忙碌，对你大生景仰之情。
如果你的上司看到你在没有任何要求的情况下，就做了这些的工作，对你的印象大大提升，感觉你工作认真，效率显著，一定是个能力非常强的人，下一步的提拔非你莫属。
特别提醒，在工作内容项里，措辞十分重要，比如，吃饭时间，要写“工作餐”。如果你吃饭用了30分钟，剩余30分钟时间你上网看新闻，看美女图片，你可以把“工作餐”时间记录为15分钟，其余45分钟为“查阅资料时间”。当然，前提是你没有被你的上级当场抓住。
工作进度表的效果如此之强，以使每个人都感到你工作的一丝不苟。如果你平时不苟言笑，将更加加强你工作效率高的效果。
至于实际工作效果完全跟别人一样，甚至比别人更差，将完全没有人会理会。人们将会这么想：“如此严谨的工作方法，也只能产生这样的工作效果，说明这项工作实在是太难了。”于是，对你能够从事如此之难的工作而景仰万分。
如果你的上司恰好是个图表狂，或者是个细枝末节狂，那你简直就象小狗掉在了茅坑里。你不但是整个部门的学习榜样，甚至会把你的工作方法推广到整个企业，让你成为整个公司的优秀员工。你的加薪、升职指日可待。
建议3号：在工作总结中，加入工作进度一览表。
如果你终于完成一个项目的工作，那你就不得不需要做一个工作总结。如果你的上级没有要求，你也应该主动做这么个总结。在这个总结里，至少要有一个章节，专门讲述整个工作的发展进度，在这个章节里，要按照详细的时间顺序排列你的工作发展进度，时间的单位越小越好，当然，不建议小到秒。
加入这么个章节没有什么特别用途。项目都已经完成，中间的各个时间段对你的上司来说没有任何意义。但是，这么一个章节，有助于增加你总结的篇幅，让一份总结看上去沉甸甸的，让人感觉你做了细致的工作。
你的上级翻到这一章节，决不会细看，他会看到清晰的格式，明确的时间顺序，然后翻过去，看主要的内容。但是，在他的潜意识里，他会留下你工作认真、细致、耐心、全面的印象。当下次员工考核的时候，他会不由自主的给你高分，你的前途将一片光明。
办公室基本能力编号0062号 书面报告
小张是个优秀的销售员，他的销售业绩非常优秀，在他的区域里一直排名第一，甚至在全公司排名第一。但是，小张不大习惯书面工作，面对公司要求的工作周计划、工作月计划、每周销售工作总结、每月销售工作总结、月度客户分析等等大量的书面报告总是不能准时完成。
小王跟小张是同一个区域的，他的销售业绩中等偏下。但是，他擅长文书工作，各种报告书写得非常详细，里面图文并茂，并自动设计了很多分析问题的表格。
年底，公司准备提拔一名大区经理，你猜谁会是最佳人选？
如果你在一个非常小的公司里，也许有人会关注你的业绩；如果你在一个略有规模的企业里，谁在乎你有什么业绩，只要你不是最末的一个。如果你的上级凭借业绩来评价员工的能力，他的工作将非常容易，而最终变得十分空闲——空闲的结果我说过三遍了。
而同时，我们知道，传统的卫道士本来就说了，考核员工还需要考核他们的管理能力，对于这些无能者来说，如何考核一线员工的管理能力呢？最好的办法就是看他们如何对待文书工作。
文书工作是衡量一个员工是否有管理能力的最重要的一个标志。
建议1号：首先，你得要按要求完成各种书面报告。
作为无能的管理者，经过多方面的查找资料，他整理、设计出了这么一套文书沟通系统，他是很辛苦的，他希望你们能够尊重他的工作成果，认真的填写的各种报告，以达到他想要达到的效果。这样，他就可以跟自己的上级报功，并获得提升、加薪、分红等等好处。
作为下属，如果不能理解他的苦心，草草的完成各种书面报告，甚至拖延各种报告的呈交，当然是很不对的。
附加建议1号：作为一个对自己前途充满信心的人，你有必要在第一次看到表格以后，立刻分别打电话给你的直属上级，上级的上级（请注意，不要为这种破事给你的总经理打电话），详细的询问文件的书写方式。
任何一个报告都有其目的，如果你不能了解报告的真正目的，完全按照自己的理解去写，即使你写得天花乱坠，也不会有什么好结果。作为一个上进的青年（中年），这当然不是你辛辛苦苦写报告的目的。
给你的上司打电话询问报告的写法有两个很大的好处：
1、了解上司的对报告的真正要求。有时候，报告的目的是为了了解近期市场情况，有时候报告的目的是为了完成他自己的报告，还有时候，报告的目的是仅仅是显得有报告。
小王：王总，您现在有空吗？
王总：没事，你说。
小王：是这样，关于月度报告的事情。我想问一下，是写得简洁一点呢，还是详细一点？
王总：有条件的话，尽量详细一点。
小王：我明白了，您觉得我把市场总额分析，各分区市场情况分析，以及对未来市场判断写进去是不是合适呢？
王总：那很好啊！如果能够写到那么详细，我们更加欢迎了。
小王：会不会显得数据太多，篇幅太长？
王总：不会，不会。我们就担心你们不愿意把报告写清楚，你能这样写，简直太好了！
谈话进行到这里，你可以挂电话了，然后弄上一大堆数字，报表，扇形图，柱形图。到你同事那里去，获得他们的资料，把他们报告借来看，并把他们报告的内容直接抄到你的报告中去。
如果你的同事一个月有28天在客户那里跑，2天写报告。那你至少要用15天写报告，10天在客户那里跑，还有5天不停的跟上级领导通电话，谈论各种报告事项，为报告的每一个进度请教你的上级。然后再把同样的问题问你上级的上级。如果他们的意见不完全统一，不要担心，把他们的意见写到报告的不同部分。如果你的报告有足够的长，每个人都能看到他的建议被采纳。
小王：王总，您现在有空吗？
王总：没事，你说。
小王：是这样，关于月度报告的事情。我想问一下，是写得简洁一点呢，还是详细一点？
王总：这个你们自己掌握吧！
如果你连问了两个上级，都是这样反映的，那说明，这份报告其实根本没有人会去看它。这只是一份报告，用来显示你的上司桌上有如此之多的文件，以显示他们的工作如此之忙。于是，你可以完全用废话填满整个报告。
2、经常打电话询问你报告之类的写法，会给你的上级一种感觉，你对公司的事物非常重视和关心，同时，由于经常联系，他会对你本人印象深刻，经过几次电话以后，说不定你还可以到他家去坐坐，建立兄弟般的革命友谊。
总经理：我们想要选拔几个后备干部，大家都有什么人选？
销售总监：（脑子第一时间闪现出了刚通过电话的那个人的名字）我觉得有个小王很不错。工作积极认真，态度端正。
大区经理：（脑子第一时间闪现出了刚通过电话的那个人的名字）是的，是小王，我对他印象深刻，每次报告，他都认真的完成。我也推荐他。
别的大区的大区经理：（脑子第一时间闪现出了刚通过电话的那个人的名字）我对小王印象也不错。（忽然想起小王不是自己区域的人）我经常听说这个小伙子工作水平很高，有一定管理能力。非常值得培养。
总经理：（大吃一惊）我们公司居然有这样一个小伙子，大家对他的意见这么统一！太好了，