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第23节：第四章怎样开会（4）
做好会议纪要。可能每个与会者都做了记录，但会议纪要仍然要做，这是一个重要的资料。会议纪要，尤其对于达成了明确目标、责任人、注意事项、完成时间等内容的成果，都是对项目、个人、成果进行考核的依据。
会议要取得明确的结果。很多会议都是以“大致通过”等结果收尾，实际上这种朦胧的话并没有什么意义，要尽量避免出现这种结果。会议一定要有明确结果，哪怕没有明确结果，也要确定得出结论的时间。
做好会议记录
会议记录是开会时当场把会议的基本情况和会议上的报告，讨论的问题，发言、决议等内容记录下来的书面材料。会议记录是对会议整个情况所做的真实记载，其作用在于正确反映会议情况，作为整理会议文件、汇报会议精神，研究工作等存查备考的一种历史资料。
在会议记录中，常常会出现一些问题，如会议记录本内没有目录。这样在利用的时候就要逐页查阅，不但效率很低，而且人为地增加了对案卷的磨损，不利于档案的保护和保密。有时候也会出现记录不完整的状况，使得查阅者无法通过会议记录了解会议的全貌。
有些单位会议记录本不固定，甚至是两三个记录本交叉使用，有的本子只记录了几页就再也不用了。更有甚者，每次开会时临时找几张纸记录一下。记录员的字迹也会对会议记录造成影响，有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝色墨水等不耐久字迹材料，而且书写潦草，不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。
为了做好会议记录，避免以上情况的发生，在做会议记录的过程中我们应该注意以下几点：
第一，记录会议的组织情况。要写清楚会议的名称，开会的时间、地点、缺席和列席人员、主持人的姓名、记录人的姓名。如果有其他需要记录的情况，也需要作为备注记录在案。
第二，记录会议的内容。要写明发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容、提出的建议、通过的决议等，必要时还要记下表决情况。要记录关于会议的相关动态，如发言中的笑声、掌声、临时中断以及会场等重要情况。会议记录完了要另起一行写“会议结束”。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文右下方签字。这是会议记录的重要组成部分。
第24节：第四章怎样开会（5）
第三，采用速记。可能会议的参与人员较多，议题和发言也较多，详细记载比较困难，因此速记是一个比较常用的方式。把每一位发言人所讲的中心意思概括出来，不要一字一句地记录。要把重点放在所讨论的问题上，把问题的核心点出来，如会议待解决的问题、提出的观点、问题各个小点解决的方案、问题讨论到最后的结果。
第四，采用录音方式，会后整理会议记录。这种方式一般在重要会议上才可能运用，如重要客户会议、商业谈判。这种做法最好征得与会人员同意后再用，否则容易对会议产生负面影响，甚至引发不必要的纠纷。事后整理录音记录，重新听和提炼会议内容也需要大量的时间，所以这种方式不要经常使用。
第五，要对会议责任人和会后实施的有效性进行跟踪和评估。会议上的议题需要在会议记录中详细而严明地提出，最好作为标题，要标明责任人、实施时间、完成时间和评估人等后续跟进工作，让会议的有效性得到实施，并用会议记录加以确认和证实。
第六，要确保会议记录的准确性和及时发出。如果遇到不太清楚的地方，在发出之前最好跟发言人本人和会议的组织者确认不清楚的会议内容核实一遍，以免发出会议记录后产生异议或错记。
最后，分发记录时，要做好分发后的收到确认记录。
第25节：第五章怎样撰写（1）
第五章怎样撰写
撰写工作计划
工作计划是行政活动中经常使用的一种重要公文，使用范围很广。机关、团体、企事业单位的各级机构，都要制定工作计划，以便对一定时期的工作做出打算和安排。作为员工，制定工作计划是工作过程中不可避免的一个环节。制定出色的工作计划，也是成为优秀员工的必要技能之一。
不同的工作计划在时间长短、范围大小等方面有很多差别，所以实际上工作计划也有很多不同种类。从工作计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的称为“规划”，比较短暂、具体的称为“安排”，比较细致、全面的称为“方案”，比较简明、概括的称为“要点”，但无一例外，它们都属于“计划”的范畴。而从内容来看，无论是何种计划，它们涵盖的范围都可以分为“做什么”、“怎么做”以及“做得如何”三部分。
计划的写作不仅仅是文字表达的事，而且还涉及到具体工作事务的组织和安排问题，它甚至需要长远眼光和领导魄力，因此它是公文写作中比较令人头疼的事情，也是一个人综合能力的体现。那么如何才能写好计划呢？
首先，计划的写作者必须熟悉这个计划的内容属于哪一类，以便采用合适的计划种类来表达，从而确定具体文种，即是规划、安排、方案、要点等中的哪一个。其次，根据具体内容和文种进行写作。如果是时间较长、范围较广，只需要起到明确方向作用的计划，那么就要用“规划”，同时也能起到鼓舞人心，激发热情的作用。如果计划的内容是某些具体工作，那么计划必须写得十分详细全面。这可以视工作的复杂程度而区分，比较复杂的用“方案”，比较简单的用“安排”，以便合理指导工作开展。再次，如果工作内容既不是单项工作，也不是宏伟蓝图，那么就需要用到真正的“计划”了，这个“计划”也是广义计划中最常用的。
在员工的日常工作中，制定工作计划是必要的。在具体工作计划的拟写过程中，格式和内容是很重要的。从工作计划的格式上看，它包括计划名称和具体要求两部分。计划的名称包括订立计划的人的名称和计划期限；计划的具体要求则主要包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，工作的步骤和措施等。
从工作计划的内容来看，它主要包括形式分析、工作任务和要求、工作的方法和措施。在制定工作计划之前，员工必须对当前的工作现状做研究分析，充分分析下一步工作的客观基础，清楚制定工作计划的依据。当对客观情况做出合理的分析后，根据工作的需要和可能，制定出在一定时期内应该完成的任务和要达到的工作目标。为了保证工作任务和工作目标的实现，从而确定合理的工作方法和步骤，要采取必要措施促进工作。
古代军事家孙武曾说：“用兵之道，以计为首。”这里的“计”指的便是“计划”。优秀员工都善于制定合适的工作计划，从而达到效率最大化。有了工作计划，工作就有了明确的目标和具体的步骤，可以增强工作的主动性，减少盲目性，促进工作有条不紊地进行。良好的工作计划对员工自身具有较强的监督约束作用，能够指导工作、推动工作，提高工作效率。
第26节：第五章怎样撰写（2）
备忘录和信函的撰写
当上级把撰写备忘录或信函的任务交给你的时候，体现了他对你的信任。这是一个展示你良好的文字驾驭能力的机会，还可以赢得别人的欣赏和赞誉，给他人留下良好的印象。注意以下的几个事项可以让你的工作变得更加出色：
知己知彼。首先清楚你的目标对象是谁，只有深入了解你的读者，你的文字才能更深地影响他们。可以在动笔之前问自己几个问题：读者会怎么想？他们会有什么感觉？什么想法会影响他们？他们有什么偏见？如果你仅仅知道阅读者的名字，而且无法得到任何资讯的话，不妨换个位置，站在对方的角度想一下，你收到了这封备忘录时会有什么反应。
言之有物。有话要说和有话得说是非常不同的。作家通常是有话要说，所以才写作。而当你对主题掌握充分到可以用简单明了的文字说明给外人了解时，就可以将它写出来了。切忌空洞地泛泛而谈，那样会让别人产生厌烦的情绪，甚至产生阅读上的困难，无法理解你想表达的意思。可以运用“FIRE”原则来引导读者的想象力：
F（Facts），即事实；
I （Instances），即即时；
R（Reasons），即理由；
E（Examples），即例子；
抓住对特定事件的详细描述，这样能够长久地占据读者的想象空间。比如，当我们看到报纸的头条新闻，报道某地大地震的消息时，我们会想“真是不幸啊！”可是一旦隔天的焦点新闻，报道一个小女孩被困在塌落的房子下面，而她的妈妈无法救出她时，全世界的注意力马上就会集中在这个小孩的命运上。
备忘录和信函的格式虽然不同，但两者都简单、直截了当，而且容易阅读。要建立个人有效率的备忘录和信函的风格，可以按照下面三个步骤来编排自己的想法：
1。目的。一开始就要说明写这份备忘录或信函的目的。如果开篇是一些常用的场合性的话语，对目的没有进行交代，那么在引起读者注意后要马上将目的交代清楚。
第27节：第五章怎样撰写（3）
2。主题。迅速切入主题，让读者读到他们想要知道的内容。在写的时候可以问一下自己：读者对这个主题有多少了解？他们想进一步了解的是什么？对于自已所说的，读者会有什么问题？把自己当成读者，将有助于你决定撰写的方向以及最有效地组织行文。
3。告知。发文者往往在告知收文者某个特定讯息后，却没有告诉对方应采取的行动。你应清楚地告诉对方，要使用明确的字眼，避免“尽快”和“依您最方便的时间”等词语的出现，要准确地告知对方你想要完成事项的时间或做法，比如：“小王，请在明天中午之前将客户的全部资料整理好送到我的办公室来，我要在明天下午对客户进行分析。”
备忘录往往是写给公司里的同事看的，在形式上比信函更为宽松，格式安排的不同是它与信函的最大不同。
备忘录不论采用哪种形式，格式大多如下例：
收文者：所有员工
发文者：李成海
主 题：打印机损坏
日 期：2009年5月21日
每段开始通常靠左书写，不必空格；不过，由于备忘录不太正式，因此每一段开始也可空二格。重要的是格式要一致，不要第一段空二格，接下来那一段又全部靠左。
最有效的备忘录会先说明最重要的要点，清楚告知读者希望他们完成的事。句子简明易懂，不必一再重读，要直截了当、切入重点，而且没有任何错别字。
另外，备忘录很少超过一页，以精简为要。
写一封感谢信
秘书小张从老总的办公室里走了出来，表情苦涩。原来，厂里的李师傅在生产线上工作了十年，为了表彰李师傅长久以来出色的工作，并在全厂推广这种爱岗敬业的精神，老总让小张代为起草一封表扬信。这可让初出茅庐的小张犯难了。小张心想，上学开始我就是优秀学生，助人为乐的标兵，从来都是我受表扬，什么时候给别人写过表扬信啊？突然他脑中灵光一闪，对呀，他拍拍脑袋，我可以借鉴一下我收到的表扬信嘛。想到这里，他连忙回到自己的座位上工作起来。那么表扬信具体该怎么写呢？
第28节：第五章怎样撰写（4）
表扬信是向特定受信者表达对被表扬者优秀品行赞颂、表扬之情的一种专用书信。它主要用于作者在日常工作、生活中受益于被表扬者的高尚品行（或被其品行所感动），特向被表扬者所在单位或其上级领导致信，以期使其受到表彰奖励，使其精神发扬光大。
表扬信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成：
一、标题
一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成，位置在第一行正中。
二、称谓
表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头则不必再写受文单位。
三、正文
正文的内容要另起一行，空两格写，一般来说以下内容应该写出：
1。表扬的理由。用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果和意义。叙述要清楚，要突出最本质的方面，用事实说话，尽量不要空泛地谈道理。
2。