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应优先须知的事会有红色的记号，应第一优先做的事则有两个记号。完成工作所需要的资料，例如名片或相关信件等，都会附在日程表上。
拿破仑·希尔手下一位善于利用时间的经理则将部门的日程表写在白板上，这样让他们可以在必要时改变事情的优先顺序，而且也让下属知道他如何看待一件企划案的重要性。
（七）制作长期计划表
许多善用时间的成功人士都会规划长期计划表。
在一次全国性业务员会议中，有记者问一位首席业务员，他最重要的销售策略是什么，他说：“我的每月日程表”——他必须事先知道一个月后有哪些重要的客户需要拜访而预做准备，还有些人甚至会预估他们长期计划表上的每一个计划需要花多少时间完成，然后再利用这些周计划、月计划，甚至年计划表来制作每日计划表。
黛博拉·沙蓝是《薪水阶级》月刊的主编，以归档的方式规划她每月与每年的时间。每月的前两周固定是写评论的时间，沙蓝说：“除非是很难得的机会，否则在这两个星期中，我不会接受演讲的邀请。如果我在这段时间中做了其他的安排，我也会带着手提电脑，以便在办公室外也能工作。”第三、四周则规划为其他活动时间，例如演讲，下旬则是她回复谢函、做公关联络并且计划未来的时间。她总是预先计划未来一年的工作：几个月写书，几个月开研讨会，其余一两个月则用来尝试新奇的事物。沙蓝利用这种方式创造了惊人数量的作品，而且在同行中还有众多忠心的拥护者。
五 多用脑就可以少用脚
小时候，如果你喜欢和你父亲下棋的话，你会发现，除非有时候他故意放水，否则通常都是他赢。你的毛病就是想到下一步棋要怎么走，然后就陷入了他所设的圈套中。由于他知道可以在后面一两步棋时吃掉你两三个棋子，所以他愿意先放弃一个棋子。他赢是因为他预先设想后面的好几步棋，经过周密的思考后，你父亲就会贯彻实行。
这就是每一个行业中的成功人士尝试做的，他们会事先预测什么可行、什么不可行，需要花多少时间、精力、资源。如果你能在心里模拟计划的每一个步骤，也可借助纸和笔来帮忙模拟，你就可以预估需要多少资源及何时需要这些资源。如果你没有这么做，你可能会在计划进行到中途时，才发现自己缺少完成计划所需的资源，结果是进度严重落后，甚至整个计划完全失败。
“审慎思考，贯彻到底”是一个非常基本的概念，但是，却每天都被大家忽视。我们都见过设计得一塌糊涂的建筑和仪器，我们会问怎么会发生这种事情？这些事情发生的原因就是设计者没有做心理上的模拟计划。
拿破仑·希尔在每一次干部会议前，都会将会议大纲发给每个出席者。
这个大纲包括会议目的、参考资料，以及疑问、问题、目标。他发现在会议前发送大纲可以节省开会的时间，因为事先看过大纲的出席者可以很快地把问题解决。
想想看完成一项任务需要些什么。举一个显而易见的例子：如果你要将扣减所得税的项目列举出来，你需要将收据分门别类整理好。时间管理专家整年都在做分类的工作，他们会先依所有的主要类别来建立个别的档案，一收到收据时就归档；到了申报所得税的时间，收集全部的收据就是轻而易举的事了。有些高成就者会在日程表上分配一段特定的时间，以便思考他们预备要做的事情，也就是给他们自己时间去考虑行动的方向为何，是否掉入了陷阱，进退两难。
思考周密不一定得靠自己单打独斗。事实上，对某些活动来说，我们极力建议找一个合作者。这个同事的贡献之一就是帮助伙伴预测需要什么、什么情况下可能会错，如果做了甲而不是乙可能发生什么情况。
（一）分门别类
玛丽·普尔对付琐事的方式就是分门别类，她的办公桌上有成千上万的便条、信件、推销函，当记者问她如何处理，她回答：“分类。”每一张纸，普尔尽量只要处理一次就好，如果她拿起一张纸，不论是信件、便条或是报告，她就会随手把它处理好，不会什么都不做又放回去。
普尔将文件分成三类：第一类包含需要立刻处理的项目，第二类则是不紧急但是很重要的文件，第三类则是可以在空闲时候阅读的文件。所以事实上，有些文件她还是处理了两次，一次是看它们属于哪一类，第二次则是实际处理文件的时候。不过她不会象许多人一样，将那些文件一再的拿进拿出。
将文件分成三类似乎不是什么重要的技巧，只要一拿起信件就马上处理好也不是很特别，但是，这个观念却是建立在深厚的基本的原则上。
凯·柯波洛维兹将文件归入6 个色彩鲜明的档案中，她的作法是：“我把所有收到的资料都分配到不同颜色的档案中。公司内部的便条、外来的信件等，都各自放在同一个颜色的档案中。不同的机构有不同的颜色档案，我们都知道那些颜色所代表的优先顺序是什么。所以，如果我的时间不够，我就直接找重要的资料的档案，就是那些‘今天必看’的资料档案。”
凯·柯波洛维兹所用的分类方法显示他们都有一个先后顺序的系统，正如我们前面一再看到，建立优先顺序并遵循这些顺序是非常重要的。第一个塞在信箱或放在桌面上的信件杂志、便条的重要性并不相同，如果你全部一视同仁，就需要非常努力工作，但是如此一来，琐碎和重要的东西受到的注意力就变得一样了。
三项式的分类方式还说明了你做事情必须有一定的结构，你的工作不是随心所欲、随随便便或是听天由命。只要从桌上拿起文件就立刻处理是一个很好的原则，你可以从中节省点点滴滴的时间，这是一种节约的方式。我们大多数人都会注意到浪费很多时间的事情，也就是那些全使得我们一不小心就损失一大段时间的事情；然而，生命也会因为成千上万微不足道的事情而流逝。看一封信，然后什么也不做地把它放回去，只会花几秒钟，最多大概是一分钟的时间，时间并不多。但是如果你一天重复10 次，一年下来你就花了很多时间在翻动这些文件。
一个漏水而没被发现的水龙头会让你的水费大幅度增加，就好像水管破裂了一样，为什么？因为你会紧急修理破裂的水管，但是漏水的水龙头则是一滴又一滴，一个小时又一个小时，一个月又一个月，一年又一年地浪费了资源，而你可能完全没有发现。
（二）协调细节
大型的交响乐管弦乐团和谐地结合了许多的个人表演，有时候甚至多达百人。每一位音乐家以及各种的弦乐、木管、打击乐器部门都各自有不同的责任。他们可能会个人分别练习或各个部门各自练习，然而表演一开始，所有的人和部门的反应都是一致的，因为每个音乐家都有一份完整的乐谱告诉他们其他人在做什么。
众所周知，乐谱或是计划并不会埋没演奏技巧，反而是将演奏技巧提升到更高的境界。成功地协调任何事情——从制作电影、指导冠军足球队、到指挥管弦乐团——的关键之一就是制作一份乐谱，然后，让所有参与的人知道这个乐谱。
拍摄《奇爱医生》、《2001 年太空漫游》，以及《发条橘子》的电影制作人斯坦利·库柏利克统筹了制作影片的每一个环节，从旅行计划一直到每天拍摄的细节。就这方面来说，他和希区柯克很相象，希区柯克也会规划每一幕戏中最细微、最复杂的细节。导演们成功地统筹了影片的方法就是：在他们开拍之前，先在脑海里构想整部电影的影象，然后再将脑海中出现的影象仔细地转移到纸上，只有在紧急的状况下才允许误差存在。为了确保每个人在开镜时都准备就绪，精确的计划和管理是必要的条件。
当然不是每一个电影制作人都象斯坦利·库柏利克或希区柯克一样注重细节，有一些很优秀的制作人和导演容许相当程度的自由，还有些人善于当场即兴发挥。但是，库柏利克和希区柯克都证明了：通过仔细的安排可以将概念近乎完整地从构想转移至影片。
有史以来最伟大的篮球教练约翰·伍登将协调技术提升到了艺术的形式。伍登等了15 年才赢得他第一个全国大专篮球比赛的冠军，然而他在加州大学洛杉矶分校的最后12 年中就囊括了10 次冠军，这个战绩在篮球史上尚无人能及。且听听伍登怎样形容自己的训练方式吧：“每一次训练都有精确的目的，而且也有精确时间，你要从一个训练进行到下一个训练然后再下一个，中间不能中断也不能回头重复前一个训练。每一项运动就象是结构严谨的网架，架在球员预期会增加的疲劳度之上。每一天都有个别的训练计划，但是，你可以预期它的精确度而且练习会准时结束，这种确定性舒解了这1个小时45 分钟的煎熬。”
这种注重细节的方式不仅在体育运动方面管用，在工商企业方面也一样有效。如果你负责规划特别的活动、广告宣传、促销等等工作，一份综览全局的计划尤其重要。如果参与的人数众多，工作必须分层负责时，最好准备一份包括人、事、时、方法的详细计划，以及一旦发生问题时的处理方式。
如果你不喜欢，或是不擅长准备详细的计划，请机构中有这方面专长的人来做，或是雇用其他的人。
第四节 不要浪费时间
不要做自己的奴隶，不是每件事都必须做。
如果一开始没成功，再试一次，仍不成功就该放弃；愚蠢的坚持毫无益处。
一 不值得做的，千万别做
编剧家尼尔·西蒙决定是否将一个构想发展为剧本前会问自己：“假如我要写这个剧本，在每一页都尽量保持故事的原则性，而且能将剧本和其中的角色发挥得淋漓尽致的话，这个剧本会有多好呢？”答案有时候是：“还不错，会是一个好剧本，但不值得花费一两年的生命。”如果是这样，西蒙就不会写。
遗憾的是，大多数人一直要到他们的生涯走了一大段路以后，才开始问这样的问题，也许是因为年轻时并不了解计划一旦开始要花费多少时间才能完成，也不了解我们的时间其实非常有限。
时间专家尤金·葛里斯曼的早期生涯确实也是如此：就在他当上一所大型大学院校的系主任之后，一个全国性的科学机构邀请尤金·葛里斯曼在他们的年度会议上发表论文。他以为这是有关政治方面的事，于是就答应了这个要求，并花了相当多的时间准备，但发表会的结果却令人大失所望。出席会议就是参与这个计划的那些人，总共4 个。经过这次教训，当天他便下定决心绝不再轻易答应任何事情。不久之后，同一个机构又请他将当时发表的内容写成一篇论文，刊登在他们没有人看的期刊上，他拒绝了。
学校中有许多老师年复一年这样地发表论文、写论文，也规规矩矩地将这些活动列在他们的履历表上。有人认为，这些人至少做了点事情，总比什么都没做好。拿破仑·希尔认为，比什么都不做还糟。当他们以为他们在做一些事情时，其实他们什么也没做，还比什么都没做更惨。
下面有4 个很好的理由说明了绝对不要做不值得做的事：
1、不值得做的事会让你误以为自己完成了某些事情。
就像将没人听过或读过的论文列在履历表上一样，你只是对白费力气沾沾自喜罢了。
2、不值得做的事会消耗时间与精力
因为用在一项活动上的资源不能再用在其他的活动上，不值得做的事所用的每一项资源都可以被用在其他有用的事情上。
3、不值得做的事会浪费自己生命社会学家韦伯说，一项活动的单纯规律性会逐渐演变为必然性。一段时间之后，人们会说：“我们不应该让它消失，我们已经做这么久了。”许多机构、刊物或活动根本就不该存在，其仍能持续存在的原因只是大家已经习惯，有了认同感，如果让他们消失的话，会有罪恶感。”
4、不值得做的事会生生不息
做了不值得做的事之后，就需要组织一个委员会来监督，最后，还需要小组委员会、管理人员、手册、指导原则，甚至每年开设训练营学习如何将不值得做的事做得更好。有一天，某个富人过世后，还会留下一笔钱捐赠给大学教授，来做这个不值得做的事，其前景无限光明而且令人惊讶。
你也许毫无选择余地，因为你既无权也无势，但是只要你有选择的机会，运用尼尔·西蒙的试纸测验，问问自己：“如果我将这个构想的潜能发展到极限，是不是真的值得呢？”答案如果是“不”的话，千万别去做。